Si sente sempre più parlare di digitalizzazione aziendale come quel processo che è in grado di traghettare le aziende tradizionali verso il “futuro”. Tuttavia questo concetto viene trattato in modo banale perché viene inteso come un insieme di decisioni che sostituiscono la forza lavoro umana a quella delle macchine e dell’intelligenza artificiale. In realtà, come ci spiega questa azienda specializzata in soluzioni e system integrator, la digitalizzazione non è il semplice passaggio dalla segretaria al software gestionale ma molto di più.
Cosa si intende per digitalizzazione aziendale?
La digitalizzazione digitale è quella transizione attraverso la quale le aziende si dotano di soluzioni intelligenti per vari scopi lavorativi, gestionali e organizzativi. In altre parole corrisponde ad un processo di ottimizzazione e semplificazione grazie al quale è possibile migliorare le performance e dematerializzare gli spazi fisici.
La dematerializzazione riguarda soprattutto le documentazioni cartacee, gli archivi e tutto ciò che viene tradizionalmente eseguito manualmente, comportando rischi e dispendi economici.
Basti pensare alla fatturazione elettronica che, nonostante le resistenze dei più tradizionalisti, ha semplificato l’iter procedurale eliminando dispendi in carta e denaro e migliorando le criticità che comportava la gestione cartacea.
Ovviamente non bisogna confondere la digitalizzazione aziendale come un mero processo volto a rimuovere le risorse umane in favore di quelle “robotiche” perché sarebbe davvero riduttivo. Le persone fisiche possono essere allocate in modo più redditizio laddove un software o una macchina permettano all’azienda di velocizzare processi che, un tempo, richiedevano costi e risorse onerose.
Quali vantaggi comporta?
I vantaggi, ovviamente, sono innumerevoli. Cominciamo dalla dematerializzazione degli spazi fisici, un concetto che faceva fatica a spiccare il volo tra i più scettici ma che è stato vivamente messo alla prova con il lockdown. Dopo la possibilità di fare didattica a distanza e di poter lavorare senza raggiungere l’ufficio le aziende, anche quelle più tradizionali, hanno compreso quanto possano incidere certi costi sul bilancio economico totale.
Non solo. Per il collaboratore il lavoro da remoto o la gestione di documenti digitali facilita tempi, costi ed energie investite. I software gestionali, per esempio, permettono di reperire dati e documenti da qualsiasi dispositivo e da qualsiasi posto nel mondo grazie ad una password e ad un nome utente per l’accesso.
Non servono più interi archivi pieni di faldoni polverosi perché basta affidare la conservazione dei documenti a server dedicati e sicuri. La carta, fisiologicamente esposta ai segni dell’usura e del tempo, viene sostituita da file digitali che possono essere anche messi al sicuro dalla blindatura dei sistemi blockchain.
..e gli svantaggi?
L’unico che ci viene in mente è quello della sicurezza che non deve essere sottovalutato. Per poter cambiare in ottica digitale occorre investire anche sulla forma mentis aziendale e dotare ogni collaboratore del giusto grado di conoscenze oltre a sistemi di sicurezza inespugnabili.
Quindi non basta un gestionale a digitalizzare un’azienda se non si sono poste le basi per invitare tutti i collaboratori a conoscere l’uso di certi mezzi e ad apprezzarne il rispettivo funzionamento attraverso la formazione, la consapevolezza e l’abbattimento delle barriere di alfabetizzazione digitale.