Vuoi organizzare un evento di successo? la pianificazione riveste un ruolo fondamentale. Ci sono tantissime cose a cui pensare e da coordinare e ogni giorno in più a disposizione degli organizzatori vale oro. Ecco qualche consiglio utile su come procedere, in 6 semplici (più o meno) step!
1. Chiarire gli obiettivi
Prima di ogni altra cosa, cerca di avere chiaro il tuo obiettivo: fare soldi, promuovere un marchio/servizio/prodotto, festeggiare una ricorrenza rilevante? Cerca di capire, prima di tutto, cosa vuoi ottenere.
2. Fissare il budget
Fissare il budget è essenziale e propedeutico a tutte le valutazioni successive. Se hai margine, puoi pensare di rivolgerti a esperti della realizzazione eventi Milano, altrimenti non temere, servirà più impegno ma puoi gestire l’impresa anche in autonomia.
3. Definizione dei collaboratori
Insomma, non proprio in autonomia, avrai sempre bisogno di una mano. Infatti ora è il momento di fare il punto sullo staff, capire su chi puoi contare e quali competenze sono a disposizione dell’organizzazione.
4. Definizione del target
Bisogna avere ben chiaro il tipo di evento che si vuole realizzare e, in particolare, il target a cui si rivolge. ogni valutazione organizzativa, estetica e stilistica sarà orientata da questo.
5. Location, catering e intrattenimento
Ora è il momento di prendere decisioni: la location prima di tutto, considerando anche il periodo dell’anno, l’orario e magari anche le previsioni meteo. E il budget. Quindi si passa alla gestione del rinfresco, agli addobbi e all’intrattenimento e all’individuazione dei fornitori più adatti. Meglio muoversi in anticipo in modo da avere tempo per richiedere più preventivi possibile.
6. Pubblicizzazione
Ovviamente, occorre pensare alla pubblicità: evento sui social network, locandine, volantini, passaparola, coinvolgimento dei media se è il caso; tutto ciò che può giovare alla visibilità dell’evento deve essere sfruttato al meglio. A fine evento, passa in rassegna tutti i canali che parlano della serata e cerca di individuare le possibili criticità evidenziate nel corso della serata; ricevere un riscontro è fondamentale, per imparare e fare meglio la prossima volta.